Cómo funciona
Seis pasos, un solo circuito.
El circuito de siempre (correo, Notion, calendario) sigue siendo el mismo. Lo que cambia es quién hace el trabajo pesado: apuntar, calcular huecos, redactar propuestas y crear los eventos.
Quién lo arranca
Dídac, con su gesto de siempre
Reenvía el correo de la intro, como hace hoy. No aprende ninguna herramienta nueva ni cambia nada de su rutina.
Dónde vive todo
En tu Notion, que sigue siendo tuyo
Cada reunión es una fila con su estado. La puedes tocar, comentar o tachar a mano cuando quieras: el asistente apunta y marca, nunca borra.
Quién decide
Tú, por WhatsApp
El asistente propone y tú dispones: corriges en texto libre, apruebas, y solo entonces se crean los eventos en el calendario.
Paso 01
Todo empieza en un correo reenviado.
Dídac reenvía como siempre, sin cambiar nada de su rutina. El asistente lee cada correo que llega de él y decide qué es: una reunión, varias, una duda que preguntar o nada que apuntar.
La solicitud clara: se apunta sola.
Ese reenvío es todo lo que el sistema necesita: de ahí saca con quién es la reunión, de dónde es la persona, si es una llamada o un café, y su correo para la invitación de después.
El correo de la persona también se guarda: es adonde irá la invitación al agendar.
Fwd: Marc Vidal, call cuando puedas
Te reenvío esto. Marc Vidal es el CFO del fondo de Lisboa que nos presentó Álvaro. Quiere una call conmigo esta temporada, apúntalo y lo vamos metiendo.
De: Marc Vidal <marc.vidal@…>
Encantado de conoceros. Me encantaría tener una llamada con Dídac cuando le
venga bien, media hora me sobra. Saludos desde Lisboa.
Y los demás tipos, cada uno a lo suyo.
Un correo puede traer varias reuniones a la vez (se apunta una fila por persona), puede no dejar claro con quién sería la reunión (se pregunta antes de apuntar nada) o puede no ser una solicitud (se ignora, sin molestar). Nada se clasifica a ciegas: lo dudoso siempre acaba en una pregunta.
La pregunta del correo dudoso la ves en el paso siguiente, en tu WhatsApp.
El asistente la apunta solo, y te avisa.
Sin que nadie le pida nada, la reunión queda en la lista y a ti te llega el aviso por WhatsApp con lo que entendió. Si un correo no deja claro con quién sería la reunión, pregunta en vez de adivinar: nada entra a la lista con un dato inventado.
Cada lunes por la mañana llega un repaso fijo, aunque no haya novedades: es la señal de que todo funciona.
Marc Vidal · Lisboa · remota
Queda por calificar.9:14
La lista se mantiene sola, en tu Notion.
Cada reunión con su estado: por calificar (falta el número de Dídac), por agendar (ya calificada) o agendada. Es la misma lista que llevas hoy a mano, solo que ahora se llena y se marca sola, y tú la sigues pudiendo editar.
Las pestañas son las vistas de la plantilla (por estado; en la real hay también una por lugar), y las columnas técnicas del sistema van ocultas. Si el mismo correo llegara dos veces, no se duplica: el sistema reconoce lo que ya está apuntado.
Las filas nuevas entran solas, con el contexto del correo en sus notas. Prueba las pestañas: filtran de verdad, como las vistas de la plantilla.
Paso 04
Un solo correo a Dídac, con todo dentro.
Lo que más tiempo lleva hoy: escribir el correo con las propuestas de horario. El asistente lo arma solo, con los huecos reales del calendario, y Dídac contesta como habla.
Sale armado: prioridades y huecos.
Primero, las reuniones nuevas para que Dídac las puntúe del 1 al 10. Después, los huecos libres de su semana, leídos del calendario, no de memoria: si algo se le cruzó, ese hueco ya no aparece.
Cuándo sale es cosa tuya: el día y la hora los eliges tú, y si lo prefieres, el borrador te llega antes por WhatsApp y solo sale con tu ok.
Agenda · semana del 7 al 11 de septiembre
Hola Dídac,
1. ¿Prioridad? Responde con un número del 1 al 10 para cada una:
· Marc Vidal · Lisboa · remota
· Pablo Soler · Barcelona · presencial
· Jaume Ferrer
2. Huecos libres en tu agenda esta semana:
martes 8 · de 9:00 a 19:00
jueves 10 · de 9:00 a 19:00
¿Cuáles puedo usar y en qué ciudad estás cada día? Responde a este correo tal cual, en texto libre.
Dídac contesta como habla. Y con eso basta.
Sin formularios ni formatos: números, días y ciudades en una frase, con sus matices. El asistente la lee y la convierte, punto por punto, en datos de la lista: prioridades, huecos confirmados y en qué ciudad estará cada día. Si Dídac acota un hueco ("el martes solo de 10 a 13"), esa acotación se respeta al milímetro.
Lo que no quede claro no se rellena: se te pregunta a ti. Y lo que Dídac no puntúa (aquí, Jaume) no se pierde: queda en la lista y se le recuerda en el siguiente correo.
Re: Agenda · semana del 7 al 11 de septiembre
Marc un 8 y Pablo un 6; a Jaume aún no lo tengo, déjalo. El martes mejor solo de 10 a 13, y el jueves por la tarde me va bien. El jueves estoy en Barcelona.
Guardado en la lista, punto por punto
Paso 05
La propuesta te llega a ti. Tú corriges hablando.
El asistente arma la semana con las reglas de la casa: calls de media hora, presenciales de Barcelona de 45 minutos, Asia por la mañana, América por la tarde, y las visitas solo en días con esa ciudad confirmada. Y luego tú cambias lo que quieras, en texto libre. Ocho ejemplos de lo que le puedes decir:
Cambiar la hora
Una excepción a la regla
Fuera de lo confirmado: tú decides
El lugar, el que tú digas
Pedir el porqué
Posponer sin perderla
Ajustar la prioridad
El hueco se ocupó entre medias
El patrón es siempre el mismo: corriges hablando, el asistente lo aplica al momento y te lo confirma. Si algo se sale de lo que Dídac confirmó, te lo avisa y decides tú; y justo antes de crear cada evento vuelve a mirar el calendario para no pisar nada. Nada llega al calendario hasta tu "dale".
Al calendario, con todo puesto.
Cada reunión entra con su duración según el tipo, la dirección si es presencial y dentro del hueco que Dídac confirmó. Justo antes de crearla, el asistente vuelve a mirar el calendario: si el hueco se ocupó entre la propuesta y tu ok, no pisa nada y te avisa.
La lista de Notion se marca sola: cada fila agendada, con su fecha.
Los candados
Lo que nunca hace, haga lo que haga.
La confianza no está en que acierte siempre: está en lo que tiene prohibido por diseño.
Sin tu ok, nada
No agenda solo
Propone siempre, agenda únicamente con tu visto bueno en la conversación. Si algo se sale de lo confirmado o pisa el calendario, te avisa con el motivo y una alternativa, y decides tú.
Correo bajo control
No escribe a quien no toca
Solo envía correos a los destinatarios autorizados, y las invitaciones a los demás salen cuando tú lo decides. Nadie recibe nada por sorpresa.
Tu herramienta, tuya
No borra nada
En Notion apunta, marca y actualiza estados. Borrar o tachar es siempre gesto tuyo, para que la lista nunca pierda nada sin que lo sepas.
Señal de vida
No desaparece en silencio
Cada lunes llega su repaso, haya novedades o no. Si un lunes no llega, esa ausencia es el aviso: algo hay que mirar.